PMP試験の勉強で覚えた用語をかみ砕いて理解するための記事
1. 導入 – 用語の概要と背景
予備分析（Reserve Analysis）は、プロジェクトにおける不確実性やリスクを管理するために、予備費（Contingency Reserve）や管理予備（Management Reserve）を見積もり、確保する手法。これによりプロジェクトが不確実な事象に直面した際、リスクに対応するための資源を準備することができる。予備分析は主に「コスト管理」や「スケジュール管理」のプロセスに関連し、リスク対応の一環として活用される。
実務では、例えば建設プロジェクトの進行中に予期せぬ地盤問題が発生した場合、この予備分析で確保した資金を使用して迅速に対応することが可能となる。
2. 詳しい説明 – 予備分析とは？
予備分析は、プロジェクトにおけるリスクを見越して追加の予算や時間を確保するための手法。プロジェクトの進行中に生じる不確実性に備え、どの程度の予備費が必要かを評価し、その予備費を適切に配置する。
この手法は、組織やプロジェクト管理において予期せぬリスクに対する迅速な対応を可能にする。PMBOKガイドでは「コスト見積もり」や「スケジュール作成」のプロセスで頻繁に用いられ、リスク管理計画に基づいて必要な予備を適切に確保することが推奨されている。
また、プロジェクトによっては、予備分析を行わずに予備費を設定することもある。この場合、プロジェクトの特性や過去の経験に基づき、一定の予備費をあらかじめ確保することでリスクに対応しようとする。例えば、短期間で進行するプロジェクトやリスクが明確で少ないプロジェクトでは、詳細な予備分析を行わずに、過去の経験から判断した予備費を設定することがある。しかし、これはプロジェクトの不確実性に対する十分な対策ではなく、リスク対応の柔軟性を欠く可能性がある。
3. 実務での適用例
あるITプロジェクトにおいて、開発途中で新たな法規制に対応しなければならない状況が発生した。この場合、予備分析で確保したリソースを活用して、迅速に規制対応を行うことができたため、プロジェクトの大幅な遅延を回避できた。（※筆者の体験ではなく、例です。）
成功したケースとして、予備費を計画的に設定することで、リスク発生時に即座に対応できた結果、プロジェクトの進行に与える影響を最小限に抑えることができた。
4. アンチパターン – 予備分析を使わなかった場合の問題点
予備分析を行わずにプロジェクトを進めた結果、予期しない障害が発生した際に対処するためのリソースが不足し、プロジェクト全体が大幅に遅延した例がある。例えば、製造プロジェクトで予備費を設定しなかったため、部品の欠品が発生した際に追加の調達が遅れ、納期に間に合わなかった。（※筆者の体験ではなく、例です。）
また、予備分析を行わずに予備費を設定した場合でも、十分なリソースが確保されていなかったことでリスク発生時に対応が遅れたケースがある。例えば、短期間のプロジェクトで過去の経験から予備費を設定したが、不測の事態が発生した際にその予備費が不足し、プロジェクトの進行に大きな影響を及ぼした。（※筆者の体験ではなく、例です。）
想定されるリスクや問題点として、予備費がないことでプロジェクトの柔軟性が失われ、結果的にコスト超過や品質の低下、顧客満足度の低下につながるリスクがある。
5. 学びと今後の展望
予備分析の重要性は、プロジェクトの不確実性に備えることで、リスク発生時に柔軟に対応できる点にある。他のPMPプロセスやツールと組み合わせることで、より効果的なリスクマネジメントが可能となる。
読者が次に学ぶと良いのは「リスク対応計画」の策定方法や、「コスト管理プロセス」の詳細。これにより、予備費の活用方法をより深く理解できるようになる。
6. まとめ
予備分析は、プロジェクトのリスクに対処するために重要な手法であり、適切な予備費を確保することでプロジェクトの成功確率を高めることができる。
7. PMP試験で出そうな問題例と解答
- 問題例: 予備分析で確保される予備費の種類として正しいものを選択せよ。
- リスク予備
- 管理予備
- 必要予備
- コスト予備
- 問題例: 予備分析が最も頻繁に用いられるプロセスグループはどれか。
- 立上げプロセス
- 計画プロセス
- 実行プロセス
- 終結プロセス
これらの問題では、予備分析がプロジェクト計画にどのように組み込まれているか、またどの種類の予備費が存在するかを理解しておくことが重要となる。